Mundy

IT Knowledge Base

User Tools

Site Tools


how_to_set_up_a_multifunction_device_or_application_to_send_email_using_office_365

Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

Both sides previous revision Previous revision
Next revision
Previous revision
how_to_set_up_a_multifunction_device_or_application_to_send_email_using_office_365 [2017/10/24 16:30]
Dan Mundy
how_to_set_up_a_multifunction_device_or_application_to_send_email_using_office_365 [2018/04/09 09:56] (current)
Line 6: Line 6:
 **__TLDR; for applications and printers:​__** **__TLDR; for applications and printers:​__**
  
 +  * Sending bulk email? (more than 30 recipients/​min) = Use SMTP2GO
   * Needs to send to external recipients = No   * Needs to send to external recipients = No
       * Use [[https://​technet.microsoft.com/​en-us/​library/​dn554323(v=exchg.150).aspx#​Howtodirectsend|Direct Send]] (note: probably won't work from dynamic IP ranges due to being blacklisted)       * Use [[https://​technet.microsoft.com/​en-us/​library/​dn554323(v=exchg.150).aspx#​Howtodirectsend|Direct Send]] (note: probably won't work from dynamic IP ranges due to being blacklisted)
Line 13: Line 14:
       * Has static IP address = No       * Has static IP address = No
           * Use [[https://​technet.microsoft.com/​en-us/​library/​dn554323(v=exchg.150).aspx#​HowtoconfigSMTPCS|SMTP Client Submission]] - you'll need an Office 365 license, possibly using a cheap Exchange Online license (note: will need a non-expiring password)           * Use [[https://​technet.microsoft.com/​en-us/​library/​dn554323(v=exchg.150).aspx#​HowtoconfigSMTPCS|SMTP Client Submission]] - you'll need an Office 365 license, possibly using a cheap Exchange Online license (note: will need a non-expiring password)
-     * If none of those options work, maybe SMTP2GO service would be better? 
 </​WRAP>​ </​WRAP>​
  
Line 44: Line 44:
  
 [[http://​technet.microsoft.com/​en-us/​library/​dn554323(v=exchg.150).aspx|Setting up a receive connector]] (scroll down to "​Option 3: Configure a connector to send mail using Office 365 SMTP relay" but also see the section on "​Direct Send" which will show you how to find the SMTP server to use, i.e. DO NOT use smtp.office365.com and authentication) [[http://​technet.microsoft.com/​en-us/​library/​dn554323(v=exchg.150).aspx|Setting up a receive connector]] (scroll down to "​Option 3: Configure a connector to send mail using Office 365 SMTP relay" but also see the section on "​Direct Send" which will show you how to find the SMTP server to use, i.e. DO NOT use smtp.office365.com and authentication)
 +
 +===== Comparison of Office 365 options =====
 +
 +|                                                                                                           ^ SMTP client submission ​                                                                                                         ^ Direct Send                                                                                                                                                      ^ SMTP Relay                                                                                                                                                                                                                                                                                                               ^
 +| Can send to external recipients? ​                                                                         | Yes                                                                                                                             | No                                                                                                                                                               | Yes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      |
 +| Must authenticate with licensed mailbox? ​                                                                 | Yes                                                                                                                             | No                                                                                                                                                               | No                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       |
 +| Needs static IP?                                                                                          | No                                                                                                                              | No, but recommended in conjunction with SPF                                                                                                                      | Yes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      |
 +| Connector required? ​                                                                                      | No                                                                                                                              | No                                                                                                                                                               | Yes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      |
 +| Send from any location? ​                                                                                  | Yes                                                                                                                             | No                                                                                                                                                               | No                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       |
 +| Limit of 30 messages per minute and 10,000 recipients per day                                             | Limit Applies ​                                                                                                                  | Limit does not apply                                                                                                                                             | Limit does not apply. But messages are sent through the "high risk delivery pool", ie Microsoft say "this secondary outbound email pool is only used to send messages that may be of low quality"​ and "the possibility of the high-risk delivery pool being placed on a blocked list remains a risk. This is by design" ​ |
 +| Settings ​                                                                                                 | Server: smtp.office365.com\\ User/pass: Valid Office 365 credentials ​                                                           | Server: MX endpoint\\ Port 25\\ TLS enabled\\ Send from: An Office 365 email address ​                                                                            | Server: MX endpoint\\ Port: 25\\ TLS enabled\\ Email address: In your domain, but does not need mailbox ​                                                                                                                                                                                                                 |
 +| Summary: ​                                                                                                 | Use this for printers that support it. And for any other system that sends once-off type emails. Do not use it for bulk emails ​ | Useful for older printers, where you're only sending to internal recipients. Also useful when you don't want to purchase an Office 365 license for this purpose ​ | Really only useful as a fallback ffor if you can't use SMTP Client submission, but you DO need to send to external recipients. But message delivery may not be guaranteed ​                                                                                                                                               |
 +| Need to send email external, and hitting the throttling limits? Or having issues with reliable delivery? ​ | Try service like SMTP2GO or maybe a local mail relay on your own server ​                                                        ​| ​                                                                                                                                                                 |                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          |
 +
how_to_set_up_a_multifunction_device_or_application_to_send_email_using_office_365.txt · Last modified: 2018/04/09 09:56 (external edit)